10 Soalan Temuduga Pembantu Pentadbiran Dengan Jawapan Untuk Persediaan Awal Anda
Pembantu Tadbir (Perkeranian/Operasi) Gred N19 adalah posisi dalam perkhidmatan awam Malaysia yang melibatkan pelbagai tugas pentadbiran dan operasi. Berikut adalah beberapa tugas dan tanggungjawab utama bagi posisi ini:
1. Pentadbiran Pejabat: Melaksanakan tugas-tugas perkeranian seperti penyelenggaraan fail/dokumen, pengiraan, penyediaan laporan bulanan, dan statistik.
2. Pengurusan Personel: Menguruskan urusan perjawatan, pembangunan organisasi dan perancangan sumber manusia, perkhidmatan, latihan dan kerjaya, gaji, elaun dan kemudahan, serta faedah persaraan.
3. Pengurusetiaan: Menyediakan dan menguruskan dokumen dan peralatan pejabat.
4. Pengurusan Rekod: Menyimpan dokumen penting dalam fail.
5. Pengurusan Kewangan: Menguruskan resit atau invoice keluar dan masuk.
6. Pengurusan Fail: Menjaga dan menguruskan fail.
7. Pengendalian Peralatan Perhubungan/Komunikasi: Bertanggungjawab atas pengendalian peralatan perhubungan dan komunikasi.
2. Pengurusan Personel: Menguruskan urusan perjawatan, pembangunan organisasi dan perancangan sumber manusia, perkhidmatan, latihan dan kerjaya, gaji, elaun dan kemudahan, serta faedah persaraan.
3. Pengurusetiaan: Menyediakan dan menguruskan dokumen dan peralatan pejabat.
4. Pengurusan Rekod: Menyimpan dokumen penting dalam fail.
5. Pengurusan Kewangan: Menguruskan resit atau invoice keluar dan masuk.
6. Pengurusan Fail: Menjaga dan menguruskan fail.
7. Pengendalian Peralatan Perhubungan/Komunikasi: Bertanggungjawab atas pengendalian peralatan perhubungan dan komunikasi.
Umumnya Pembantu Tadbir N19 adalah satu jawatan dimana tugasnya merangkumi pelbagai jenis skop kerja yang memerlukan pekerja untuk mahir dalam pelbagai bidang antaranya berkaitan rekod, pentadbiran pejabat, menggunakan Microsoft Office, kemahiran menggunakan sistem, memasukkan data, menguruskan temujanji dan menyiapkan laporan.
Harap maklum bahawa tugas dan tanggungjawab mungkin berbeza-beza bergantung kepada jabatan atau agensi kerajaan yang spesifik.
Semasa menjalani temuduga, kemungkinan besar penemuduga akan bertanya kemahiran anda sebagai seorang Pembantu Tadbir N19, latar belakang dan pengalaman kerja anda yang lain.
Baca: 5 Soalan Yang Confirm Ditanya Semasa Temuduga Kerja Kerajaan & Swasta
Contoh Soalan Temuduga Jawatan Pembantu Tadbir N19
Berikut adalah soalan temuduga Pembantu Tadbir beserta contoh jawapan:
- Bolehkah anda ceritakan kepada saya pengalaman kerja yang lalu?
- Apa yang anda tahu mengenai syarikat kami?
- Mengapa anda mahu bekerja sebagai Pembantu Tadbir untuk syarikat ini?
- Apakah tugas pentadbiran yang anda lakukan sebelum ini?
- Apakah kelebihan anda?
- Bagaimana anda mengatur jadual pentadbiran dengan teratur?
- Apakah jenis kemahiran komputer yang anda ada?
- Bagaimana kemahiran pentadbiran anda boleh menyumbang kepada pasukan kami?
- Bagaimana anda menangani situasi tekanan sebagai Pembantu Tadbir?
- Adakah anda mempunyai sebarang pertanyaan mengenai kedudukan Pembantu Tadbir?
- Bolehkah anda memberitahu saya mengenai pengalaman masa lalu anda sebagai Pembantu Tadbir?
Soalan 1: Bolehkah anda ceritakan pengalaman kerja anda yang lalu?
Ini adalah soalan pertama yang ditanyakan oleh penemuduga kepada anda.Soalan ini juga membolehkan majikan dapat mengenali anda dengan lebih baik dan mengetahui kesesuaian anda untuk memegang jawatan ini.
Cadangan contoh jawapan:
Dalam karier saya selama 3 tahun dalam bidang pentadbiran dan pengurusan, saya telah memegang beberapa peranan yang berbeza dan menghadapi pelbagai cabaran. Saya mula sebagai Pembantu Pentadbir di sebuah syarikat kecil, di mana saya belajar tentang asas-asas pentadbiran dan pengurusan.
Kemudian, saya dipromosikan menjadi Penolong Tadbir, di mana saya bertanggungjawab untuk menguruskan operasi harian dan memastikan semua proses berjalan dengan lancar. Saya juga bertanggungjawab untuk menguruskan pasukan pentadbiran dan memastikan mereka mematuhi polisi dan prosedur syarikat.
Selain itu, saya juga telah bekerja dalam projek-projek khas, seperti penambahbaikan sistem dan proses, yang memerlukan saya untuk bekerja dengan pelbagai pihak dan menguruskan sumber dengan cekap. Pengalaman ini telah membantu saya memperoleh kemahiran dalam pengurusan projek dan penyelesaian masalah.
Saya percaya pengalaman kerja saya dalam bidang pentadbiran dan pengurusan ini telah membekalkan saya dengan kemahiran dan pengetahuan yang diperlukan untuk berjaya dalam peranan ini. Saya berharap dapat membawa pengalaman dan kemahiran ini ke dalam peranan baru ini dan memberikan sumbangan yang bermakna kepada organisasi anda.”
Harap ini membantu! Anda boleh menyesuaikan jawapan ini berdasarkan pengalaman kerja anda yang sebenar.
Baca: “Fresh Graduate Tanpa Pengalaman Kerja” ~ Isi Maklumat Ini Dalam Resume Anda
Apa yang anda tahu mengenai syarikat kami?
Pastikan anda membuat kajian mengenai syarikat tempat anda membuat permohonan. Bersiap sedia dengan mengetahui apakah syarikat berikan kepada pelanggannya, nilai-nilai terasnya dan beberapa pandangan mengenai bagaimana syarikat itu menyediakan produk atau perkhidmatannya. Semasa ditanya dengan soalan ini, jawab apa yang anda fahami mengenai misi syarikat dan nilai yang berkaitan dengan syarikat.
Contoh jawapan:
“Saya biasa dengan apa yang ditawarkan Save Financial kepada pelanggannya dan saya secara peribadi tertarik kepada syarikat kerana saya merasakan bahawa nilai-nilai yang dimiliki Save Financial menggambarkan nilai-nilai saya sendiri. Syarikat ini membantu dari segi bantuan kewangan yang selamat untuk keluarga dan pesara serta mengutamakan kepuasan pelanggan . “
Mengapa anda mahu bekerja sebagai pembantu tadbir di jabatan ini?
Ini adalah satu lagi soalan biasa yang mungkin disoal ketika temuduga dijalankan. Tujuannya adalah agar penemuduga dapat mengetahui minat anda terhadap tugasan dan juga jawatan tersebut. Jawab soalan ini dengan mengaitkan persamaan antara matlamat serta visi dan misi syarikat dan matlamat serta visi dan misi anda sendiri. Ini akan menunjukkan bahawa anda bukan sahaja meminati karier anda, tetapi anda juga meminati tugasan anda.
Contoh jawapan:
Saya mahu bekerja sebagai Pembantu Tadbir kerana saya percaya bahawa peranan ini memainkan peranan penting dalam menjalankan operasi harian organisasi. Saya sangat berminat dalam aspek pentadbiran dan pengurusan, dan saya rasa ini adalah peluang yang baik untuk saya memanfaatkan kemahiran saya.
Selain itu, saya juga tertarik dengan cabaran yang datang dengan peranan ini. Setiap hari membawa tugas dan situasi yang berbeza, dan saya suka idea untuk dapat menyelesaikan masalah dan membuat keputusan yang akan membantu organisasi berfungsi dengan lebih baik.
Akhir sekali, saya percaya bahawa bekerja sebagai Pembantu Tadbir akan memberi saya peluang untuk belajar dan berkembang dalam kerjaya saya. Saya berharap untuk mempelajari lebih lanjut tentang operasi organisasi dan bagaimana saya boleh memberikan sumbangan yang bermakna.
Secara keseluruhan, saya rasa ini adalah peluang yang baik untuk saya memanfaatkan kemahiran saya, memenuhi cabaran baru, dan berkembang sebagai profesional.”
Harap ini membantu! Anda boleh menyesuaikan jawapan ini berdasarkan keadaan anda yang sebenar.
Apakah tugas pentadbiran yang pernah anda lakukan sebelum ini?
Soalan ini membantu Pengurus Sumber Manusia menentukan adakah anda sesuai dan menepati kehendak mereka untuk menjawat jawatan tersebut. Berikut adalah contoh untuk anda menjawab soalan seperti ini.
Contoh jawapan:
“Dalam peranan pentadbiran saya yang sebelum ini, saya mempunyai pelbagai tugas yang melibatkan banyak aspek operasi organisasi. Antara tugas-tugas tersebut termasuklah:
- Pengurusan Fail dan Rekod: Saya bertanggungjawab untuk menyimpan, mengemas kini, dan menguruskan fail dan rekod penting syarikat. Ini termasuklah dokumen kewangan, kontrak, dan polisi syarikat.
- Komunikasi Dalaman dan Luaran: Saya sering berkomunikasi dengan pelbagai pihak, termasuklah kakitangan, pelanggan, dan pembekal. Saya juga bertanggungjawab untuk menyediakan dan mengedit komunikasi rasmi seperti surat dan emel.
- Pengurusan Jadual: Saya menguruskan jadual mesyuarat dan acara untuk kakitangan dan pengurusan atasan. Ini termasuklah membuat tempahan untuk perjalanan dan penginapan.
- Pengurusan Pejabat: Saya juga bertanggungjawab untuk memastikan operasi harian pejabat berjalan dengan lancar. Ini termasuklah memastikan bekalan pejabat mencukupi dan peralatan berfungsi dengan baik.
- Pengurusan Projek Khas: Saya juga terlibat dalam projek-projek khas seperti penambahbaikan sistem dan proses. Ini memerlukan saya untuk bekerja dengan pelbagai pihak dan menguruskan sumber dengan cekap.
Saya percaya pengalaman ini telah membantu saya memperoleh kemahiran pentadbiran yang kuat dan saya berharap dapat membawa kemahiran ini ke dalam peranan baru ini.”
Harap ini membantu! Anda boleh menyesuaikan jawapan ini berdasarkan pengalaman kerja anda yang sebenar.
Apakah kelebihan anda berbanding calon lain?
Sekiranya anda mendapat soalan ini, berikan jawapan yang jujur kepada penemuduga. Fikirkan satu hingga tiga kekuatan yang mencerminkan tahap profesionalisme dan kemahiran anda.
Contoh jawapan:
“Saya percaya kelebihan saya berbanding calon lain adalah kombinasi unik antara pengalaman, kemahiran, dan sikap kerja saya.
- Pengalaman: Saya mempunyai pengalaman kerja yang luas dalam bidang ini. Saya telah bekerja dalam pelbagai peranan dan menghadapi pelbagai cabaran, yang telah membantu saya memahami aspek-aspek penting dalam bidang ini.
- Kemahiran: Saya mempunyai kemahiran yang kuat yang relevan dengan peranan ini. Saya juga sentiasa berusaha untuk memperbaiki kemahiran saya dan belajar perkara baru, yang membantu saya tetap relevan dan berdaya saing.
- Sikap Kerja: Saya mempunyai sikap kerja yang positif dan proaktif. Saya sentiasa berusaha untuk memberikan yang terbaik dalam apa jua yang saya lakukan dan saya tidak takut untuk mengambil inisiatif dan bertanggungjawab.
- Komitmen: Saya sangat berkomitmen terhadap kerjaya saya dan saya berdedikasi untuk mencapai kejayaan dalam peranan ini. Saya percaya bahawa komitmen dan dedikasi ini akan membantu saya memberikan sumbangan yang bermakna kepada organisasi anda.
Secara keseluruhan, saya percaya bahawa kombinasi unik ini antara pengalaman, kemahiran, sikap kerja, dan komitmen membuat saya menjadi calon yang ideal untuk peranan ini.”
Harap ini membantu! Anda boleh menyesuaikan jawapan ini berdasarkan keadaan anda yang sebenar.
Bagaimana anda memastikan jadual pentadbiran disusun setiap hari?
Jawapan anda juga membolehkan majikan memahami cara anda melaksanakan tugas pentadbiran untuk mengawasi pelbagai jadual dan temujanji serta dapat menyelesaikan tugas harian anda dengan cekap dan tepat pada masanya.
Contoh jawapan:
“Sebagai pembantu tadbir, jabatan adalah keutamaan saya. Saya memulakan pekerjaan setiap hari dengan menyusun senarai semua tugas yang mesti dilakukan pada hari itu. Kemudian saya memeriksa kalendar untuk sebarang perjumpaan, temujanji atau acara lain yang dijadualkan mengingatkan mereka. Saya sentiasa membuat panggilan dan memeriksa emel untuk sebarang tugasan baru supaya tidak ada yang terlepas.”
Baca juga: Soalan Temuduga Jenis Terbuka: Ini Antara Contoh Soalan Bakal Disoal Penemuduga
Apa jenis kemahiran komputer yang anda ada?
Soalan ini untuk menentukan tahap kemahiran komputer anda dan adakah ianya menepati kehendak syarikat.
Contoh jawapan:
“Saya sangat mahir menggunakan semua aplikasi yang terdapat di dalam Microsoft Office kerana dalam pekerjaan yang lalu, saya menggunakannya setiap hari untuk menyiapkan semua tugasan saya. Saya juga mahir dan biasa menggunakan WordPress kerana perlu mengemas kini portal rasmi syarikat.”
Bagaimana kemahiran pentadbiran anda akan menyumbang kepada pasukan kami?
Nyatakan kepada majikan bahawa anda boleh memberi sumbangan yang besar kepada syarikat. Tunjukkan kepada penemuduga bagaimana anda merancang untuk menyokong perkembangan syarikat dalam jawapan anda.
Contoh jawapan:
“Saya yakin dengan kemampuan saya untuk memastikan semua orang bekerja dengan teratur dan mengikut jadual sehingga kita semua dapat memenuhi objektif. Saya juga merasakan bahawa dengan mengambil alih sebahagian besar tugas pentadbiran, semua pekerja dapat meluangkan masa mereka dengan lebih efisien serta meningkatkan produktiviti kerja mereka.”
Beritahu saya tentang masa ketika anda menemui pelanggan atau pelanggan yang tidak berpuas hati pada masa lalu sebagai Pembantu Tadbir. Bagaimana anda menangani keadaan itu?
Soalan ini ditanya kerana mereka akan menilai cara atau kaedah yang anda gunakan ketika bekerja di bawah tekanan. Berikan jawapan dengan jujur dan ceritakan perasaan anda dan cara mengatasinya.
Contoh jawapan:
“Sebagai Pembantu Tadbir di Save Financial, saya pernah berurusan dengan pelanggan yang kecewa melalui telefon. Pelanggan merasa tertekan dan marah kerana caj yang dikenakan tidak berpatutan. Saya membiarkan pelanggan meluahkan perasaan mereka. Selepas itu, saya meminta maklumat keahlian pelanggan dan cuba menyelesaikan masalahnya. Setelah kami menyelesaikan masalah tersebut, pelanggan itu tenang dan meminta maaf kepada saya.”
Adakah anda mempunyai sebarang pertanyaan? Anda ada apa-apa soalan? (Mengenai jawatan yang dipohon)
Kemukakan soalan yang akan membantu anda menilai sama ada syarikat itu sesuai untuk anda. Anda boleh gunakan contoh soalan berikut untuk bertanyakan soalan kepada penemuduga.
Contoh jawapan:
“Ya, saya mempunyai beberapa pertanyaan yang saya rasa akan membantu saya memahami peranan ini dengan lebih baik.
- Harapan Prestasi: Bolehkah tuan terangkan dengan lebih lanjut tentang apa yang diharapkan dari seorang Pembantu Tadbir dalam tempoh 90 hari pertama?
- Budaya Syarikat: Bolehkah tuan terangkan mengenai budaya syarikat ini? Adakah terdapat nilai atau amalan tertentu yang anda rasa penting untuk berjaya dalam peranan ini?
- Pembangunan Profesional: Bagaimanakah syarikat ini menyokong pembangunan profesional kakitangannya? Adakah terdapat peluang untuk latihan atau pembelajaran lanjut?
- Cabaran: Apakah cabaran utama yang dihadapi oleh peranan ini, dan bagaimana saya boleh membantu untuk mengatasinya?
- Pasukan: Bolehkah anda memberitahu saya lebih lanjut tentang pasukan yang akan saya bekerja dengannya?
Saya percaya jawapan kepada pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu saya mendapatkan gambaran yang lebih baik tentang peranan ini dan bagaimana saya boleh memberikan sumbangan yang bermakna.”
Harap ini membantu! Anda boleh menyesuaikan jawapan ini berdasarkan keadaan anda yang sebenar.
Setiap soalan pasti ada jawapannya. Anda boleh mencipta soalan-soalan yang berkaitan dengan jawatan yang ditawarkan untuk mendapatkan jawapan yang sesuai sebelum ditemuduga.
Semoga anda berjaya di dalam temuduga dan semoga segalanya berjalan dengan lancar.
PANDUAN TEMUDUGA KERJA KERAJAAN
Untuk makluman anda, rujukan temuduga Kerja Kerajaan di bawah merupakan rujukan utama yang dikeluarkan khas pihak kami untuk mempersiapkan anda sebagai calon temuduga kerja kerajaan dan swasta terbaik.
Dalam panduan ini kami telah kongsikan langkah demi langkah yang mudah diikuti bagaimana membuat persediaan temuduga dari A – Z. Sebelum temuduga, semasa temuduga, hinggalah ke akhir temuduga. Selain dari tips lain temuduga khas untuk membantu anda.
Klik pautan di atas dan buat tempahan segera.
